W dzisiejszym dynamicznym i konkurencyjnym środowisku biznesowym, firmy gastronomiczne borykają się z wieloma wyzwaniami. Osiągnięcie sukcesu w branży restauracyjnej wymaga skutecznej kontroli kosztów i zoptymalizowania procesów operacyjnych zmiany podejścia do zarządzania przedsiębiorstwem. Jednym z kluczowych narzędzi, które może wesprzeć firmy gastronomiczne w tym zakresie, jest skuteczne zarządzanie kosztami. Aby osiągnąć najlepsze wyniki, coraz więcej firm decyduje się na korzystanie z zewnętrznych firm doradczych specjalizujących się w usługach cost controllingowych. W niniejszym artykule omówimy główne korzyści wynikające z zastosowania takich rozwiązań biznesowych oraz skorzystania z firmy zewnętrznej w firmie gastronomicznej.
Co to jest zarządzanie kosztami?
Cost controlling to strategiczne zarządzanie kosztami w organizacji, które ma na celu ograniczenie kosztów i maksymalizację zysków. Jest to kompleksowy proces obejmujący identyfikację, analizę, monitorowanie i optymalizację kosztów we wszystkich obszarach działalności firmy. Skuteczne zarządzanie kosztami ma kluczowe znaczenie dla utrzymania stabilności finansowej i wzrostu firmy, szczególnie w branżach o niskich marżach, takich jak gastronomia.
Korzyści płynące z cost controlingu
- Identyfikacja oszczędności
Zewnętrzna firma doradcza specjalizująca się w cost controlling może przeprowadzić szczegółową analizę kosztów w firmie gastronomicznej. To umożliwia zidentyfikowanie obszarów, w których można zaoszczędzić, czy to poprzez redukcję marnotrawstwa, negocjacje z dostawcami, czy optymalizację procesów operacyjnych. Dzięki temu firma gastronomiczna może efektywnie zarządzać swoimi wydatkami, zwiększając swoje zyski;
- Skoncentrowanie się na działalności głównej
Zaangażowanie zewnętrznej firmy doradczej do przeprowadzenia cost controlingu pozwala firmie gastronomicznej skoncentrować się na swojej głównej działalności – serwowaniu pysznych dań i zapewnianiu doskonałej obsługi gości. Wykonanie wewnętrznych analiz kosztów może pochłonąć dużo czasu i zasobów, ale dzięki wsparciu ekspertów z zewnątrz, właściciele i personel mogą skupić się na podnoszeniu jakości usług;
- Optymalizacja procesów
Firma doradcza specjalizująca się w cost controlingu może przeanalizować wszystkie procesy w firmie gastronomicznej, od zaopatrzenia po obsługę gości. Ich wiedza i doświadczenie pozwalają zidentyfikować obszary wymagające optymalizacji i wprowadzić zmiany, które przyczynią się do poprawy wydajności i redukcji kosztów;
- Dostęp do specjalistycznej wiedzy
Zewnętrzne firmy doradcze często zatrudniają ekspertów w dziedzinie finansów, controllingu, zaopatrzenia i innych obszarów kluczowych dla cost controlingu. Skorzystanie z ich specjalistycznej wiedzy i doświadczenia może przynieść wartościowe wnioski i innowacyjne rozwiązania, których firma gastronomiczna mogłaby nie osiągnąć wewnętrznie;
- Uniknięcie konfliktów interesów
Jedną z korzyści zewnętrznego cost controlingu jest uniknięcie potencjalnych konfliktów interesów. Osoby wewnętrznie odpowiedzialne za analizę i optymalizację kosztów mogą stawić opór w proponowaniu niepopularnych działań. Natomiast zewnętrzna firma doradcza będzie działać w sposób obiektywny i skoncentruje się na znalezieniu najlepszych rozwiązań dla firmy gastronomicznej.
Studium przypadku:
Cost controlling wykonany w restauracji w jednym z województw środkowej Polski przez firmę Dobry konsulting.
Restauracja od lat cieszyła się uznaniem lokalnej społeczności i turystów. Jednakże, wraz z rozwojem branży gastronomicznej, właściciele restauracji zaczęli odczuwać presję konkurencji oraz wyzwania związane z zarządzaniem kosztami. Doprowadziło to firmę po ponad 10 latach funkcjonowania na rynku do sytuacji, gdzie zaczęły się pojawiać duże zaległości w spłatach kredytów, zaległości w ZUS na poczet składek pracowniczych oraz coraz większe kłopoty z utrzymaniem rentowności. W celu poprawy efektywności finansowej i dalszego podniesienia jakości usług, postanowili skorzystać z pomocy naszych specjalistów i rozpoczęliśmy działania kontrolno-naprawcze.
- Analiza sytuacji
Przed podjęciem działań cost controlingu, restauracja borykała się z kilkoma problemami:
- Wysokie koszty surowców:
Cena surowców, takich jak świeże warzywa i mięso, stale wzrastała, wpływając negatywnie na marże restauracji;
- Niska wydajność personelu:
Niekorzystny stosunek kosztów pracy do wydajności personelu wymagał bardziej efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi;
- Wysoka rotacja pracowników:
Najtrudniej było utrzymać pracowników kuchni mimo wysokich stawek wynagrodzeń;
- Nieefektywne zaopatrzenie:
Problemy z zaopatrzeniem wpływały na dostępność niektórych produktów, a także generowały dodatkowe koszty;
- Kredyty:
Z racji spadających obrotów w firmie zaczęły się pojawiać trudności ze spłatą zobowiązań kredytowych;
- ZUS:
Zaczęły pojawiać się również zaległości względem ZUS za pracowników.
- Wdrożenia
Po dokładnej analizie potrzeb restauracji, firma Dobry konsulting rozpoczęła wdrożenie działań naprawczych.
- Audyt kosztów:
Nasza firma doradcza przeprowadziła szczegółowy audyt finansowy i operacyjny, aby zidentyfikować obszary, w których można zaoszczędzić oraz uzyskać pozytywne wyniki operacyjne;
- Optymalizacja menu:
Analiza wydajności i marż poszczególnych dań pozwoliła na zaprojektowanie menu, skupiając się na bardziej zyskownych potrawach oraz wdrażając całkowicie nowe pozycje do oferty lokalu;
- Negocjacje z dostawcami:
Przeprowadziliśmy negocjacje z dostawcami, co pozwoliło na uzyskanie korzystniejszych warunków zakupów;
- Szkolenia dla personelu:
Personel restauracji uczestniczył w szkoleniach z zakresu efektywności pracy, obsługi oraz metod wpływających na zwinne podejście do pracy i zarządzania, co poprawiło jakość świadczonych usług;
- Ewaluacja systemów zarządzania:
Przeprowadzono ocenę efektywności systemów zarządzania, w tym rozliczeń finansowych i magazynowych;
- Wdrażanie technologii:
Wprowadzenie rozwiązań technologicznych do zarządzania magazynem, produkcją i obsługą gości przyczyniło się do automatyzacji i optymalizacji procesów;
- Plan spłaty:
Analiza finansów firmy pozwoliła na opracowanie precyzyjnego planu spłaty zaległości i zobowiązań wobec Skarbu Państwa;
- Nowe kanały sprzedaży:
Wdrożone zostały dopasowane do możliwości przedsiębiorstwa nowe kanały i rynki sprzedaży usług.
- Efekty:
Dzięki przeprowadzeniu działań cost controlingu przez naszą firmę, restauracja odnotowała znaczące korzyści:
- Redukcja kosztów surowców:
Efekt działania przyniósł znaczące korzyści w wyniku finansowym przedsiębiorstwa, wzrosła jego rentowność;
- Poprawa wydajności personelu:
Szkolenia dla personelu przyczyniły się do zwiększenia efektywności pracy, co przełożyło się na obniżenie kosztów operacyjnych;
- Optymalizacja menu:
Przeprojektowanie menu skoncentrowało się na popularnych i zyskownych daniach, co przyczyniło się do zwiększenia przychodów;
- Skuteczniejsze zaopatrzenie:
Zmniejszenie kosztów magazynowych, większa rotacja magazynu;
- Poprawa obsługi gości:
Znaczący wzrost jakości i efektywności obsługi;
- Spłata zobowiązań
W zaledwie 12 miesięcy od rozpoczęcia działań udało się zlikwidować całkowicie zaległości względem ZUS oraz spłacić w całości wszystkie zobowiązania kredytowe na łączną kwotę ponad 400 000 zł.
- Poduszka finansowa
Firma obecnie bez większych problemów wypracowuje poduszkę finansową, którą przeznacza na inwestycje w rozwój i dywersyfikację biznesu.
Podsumowując:
Korzyści płynące z usługi cost controlingu wykonywanego przez zewnętrzną firmę doradczą w firmie gastronomicznej są niezaprzeczalne. Dzięki takiej współpracy, firmy mogą osiągnąć efektywniejsze zarządzanie kosztami, optymalizować procesy operacyjne oraz koncentrować się na swojej głównej działalności. Studium przypadku pokazuje, jakie pozytywne rezultaty może przynieść skorzystanie z cost controlingu zewnętrznej firmy doradczej. Współpraca z ekspertami w dziedzinie zarządzania kosztami może stać się kluczowym elementem sukcesu w konkurencyjnym środowisku gastronomicznym.
